Medewerkers creëren en rollen toekennen in het Partnerportaal

Stap 1

Zorg ervoor dat je de persoonlijke gegevens (voornaam, naam, gsm-nr en mailadres) verzameld hebt van de medewerkers die je toegang wilt geven.
Nadat je bent ingelogd kom je op een scherm waar je klikt op “Medewerkers”.

Rollen medewerkers

Stap 2

Klik nu op “Nieuwe medewerker aanvragen”.

Nieuwe medewerker aanvragen

Stap 3

Je kiest om medewerkers één per één aan te maken of meerdere medewerkers in groep.

Hoeveel medewerkers aanmaken

Klik op

Ga verder

Stap 4

Hier geef je de persoonlijke gegevens van de medewerker in:

  • Voornaam en naam
  • Gsm-nummer
  • E-mailadres
Persoonlijke gegevens medewerkers

Klik op

Ga verder

Stap 5

Hier ken je de rol toe van de nieuwe medewerker (Verantwoordelijk of een andere rol). Dit kun je ook later doen in bulk.

Rol nieuwe medewerker

Stap 6

Indien je de rol onmiddellijk toekent, vink dan de rol(len) aan die je wil toekennen. Wil je dat een medewerker ook Verantwoordelijke wordt, zet dan ook daar bijkomend een vinkje aan

Vink rollen medewerkers aan

Klik op

Ga verder

Stap 7

Verstuur nu de uitnodiging tot registratie door naar je medewerker. Deze moet nu ook de éénmalige registratieprocedure doorlopen.

Verstuur uitnodiging medewerkers

Je komt nu op het scherm waarbij je opnieuw een medewerker kan toevoegen.

Nieuwe medewerker toevoegen

Stap 8

Voeg meerdere medewerkers in één keer toe door te klikken op “Meerdere”.

Meerdere medewerkers toevoegen

Klik op

Ga verder

Stap 9

Klik nu op “dit sjaboon”.
Vul in deze excel (csv-bestand) de gevraagde gegevens in en sla dit csv-bestandje op jouw computer op.
Daarna kan je dit bestand opladen.

Goedkeuring sjabloon

Gsm-nummer moet de vorm 04XXXXXXXX hebben.

Voorbeeldsjabloon

Je ziet na opladen onmiddellijk of alle gegevens correct werden ingevuld. Bij eventuele problemen kan je de lijst met de meest voorkomende foutmeldingen raadplegen

Goedkeuring sjabloon

Klik op

Ga verder

Stap 10

Hier kan je de rollen onmiddellijk per persoon toekennen of je kan dit in bulk doen.
Let wel, als je dit in bulk doet, krijgt iedereen dezelfde rol.
Achteraf kun je wel nog een bijkomende rol van bvb. Verantwoordelijke toekennen

bijkomende rol later toekennen
Rollen nieuwe medewerkers

Stap 11

De medewerker ontvangt de uitnodiging om zich te registreren per mail.

Uitnodiging per e-mail

Stap 12

Op het tabblad “Actieve medewerkers” zie je wie al geregistreerd is. Heeft een medewerker jouw organisatie verlaten dan kun je hier zijn toegang verwijderen.

Overzicht actieve medewerkers

Stap 13

Op het tabblad “Aangevraagde medewerkers” zie je wie zich nog niet heeft geregistreerd of wie geblokkeerd staat (door bvb. 3 x verkeerd ingeven informatie tijdens het registratieproces).

Overzicht aangevraagde medewerkers

Stap 14

Een medewerker deblokkeren, doe je via de knop ‘heractiveren’.

Medewerkers deblokkeren

Stap 15

Wijzigen van de rollen voor medewerkers, doe je via het potloodje.

Medewerkers wijzigen

Stap 16

Hier kan je bijkomende rollen toekennen of rollen verwijderen.

Rollen medewerkers aanpassen

Stap 17

Na het toekennen van rollen, verstuur je de uitnodiging.

Versturen uitnodiging
Bevestiging toekenning rol