E-facturen

Elektronisch factureren bespaart papier en kosten, een resultaat dat perfect past binnen ons streven naar duurzaamheid. 

Nog relevanter voor jou is dat betaalcycli door een geautomatiseerd betaalproces korter worden en dat er minder kans op fouten bestaat.

Bovendien zijn er Europese richtlijnen die elektronisch factureren verplicht maken. Meer over deze verplichting en andere handige info over e-invoicing vind je terug op de site van de Vlaamse overheid. 

Bij Electronic Data Interchange (EDI) worden gegevens uitgewisseld, bijvoorbeeld facturen, tussen twee bedrijven. Elektronisch verzonden facturen worden automatisch, zonder menselijke tussenkomst, geboekt en verwerkt. EDI is geen nieuwe technologie, ze bestaat al sinds de jaren ’60.

Vaak besteden bedrijven deze opdracht uit aan een dienstverlener gespecialiseerd in e-factureren. Bij Fluvius werken we daarvoor samen met Basware. 

EDI biedt een aantal belangrijke voordelen, zoals:

• Automatiseert processen (snellere facturatie, betalingen en minder fouten)
• Verhoogt de betrouwbaarheidsfactor
• Verstevigt de langetermijnvisie (wordt de standaard)
• Beperkt fraude (traceerbaarheid datamanipulatie)
• Garandeert continue raadpleegbaarheid facturen
• Bespaart papier, omslagen, verzendkosten en archiefruimte
• Verbetert uw ecologische voetafdruk
• Biedt uniformiteit over alle leveranciersfacturen heen

Kan je gestructureerde databerichten vanuit je eigen boekhoudsoftware sturen? Dan kan je die rechtstreeks versturen naar de dienstverlener van Fluvius.

Hoe ga je tewerk?

1. Jouw EDI-berichten moeten aan een aantal basisvoorwaarden voldoen (zoals CENBII v3 Peppol BIS-formaat). Daarom neem  je best eerst contact op met Fluvius om de violen te stemmen.
2. Daarna volstaat het dat je contact opneemt met onze dienstverlener Basware en klaar.

Neem een dienstverlener onder de arm gespecialiseerd in elektronisch factureren. Die zorgt ervoor dat al jouw facturen in het juiste elektronische formaat worden omgezet en bij Fluvius terecht komen. 

Hoe ga je tewerk?

1. Kies een facturatiedienstverlener. Het staat je trouwens vrij te werken met een dienstverlener van je eigen keuze. Informeer of die al een koppeling heeft met Basware, de facturatiedienstverlener van Fluvius. Kijk ook eens op www.efactuur.belgium.be.
2. Vraag hem contact op te nemen met Basware, de dienstverlener van Fluvius, en klaar.

Als je weinig facturen verzendt, verkies je misschien een e-mail met een pdf-factuur in bijlage. Dat is een makkelijke eerste stap om papieren facturen te verlaten. Maar écht elektronisch factureren is dat nog niet.

Pdf-facturen (net zoals papieren facturen) worden door Fluvius ingescand en digitaal omgezet voor automatische verwerking. Daarom zijn er enkele vormelijke vereisten voor jouw mails en bijlagen.

Hoe ga je tewerk?

1. Verzendadres
   Stuur je e-mails met factuur naar [email protected].
2. Factuur
   Stuur maximaal één factuur per e-mail en stuur facturen enkel in pdf-formaat. Andere formaten (zoals Word of Excel) worden voor facturen niet aanvaard!
   Elke e-mail mag slechts één pdf bevatten, namelijk de factuur.
3. Wat met bijlagen?
   Bijlagen (in pdf-, Word- of Excel-formaat) kan je aan dezelfde e-mail toevoegen, maar de pdf-factuur moet als eerste bestand in de e-mail zitten.

Je stuurt misschien niet zoveel facturen? Of je wil eerst nog de mogelijkheden van elektronisch factureren bestuderen? Dan kan je voorlopig aan Fluvius nog een klassieke papieren factuur sturen. Fluvius zal papieren en pdf-facturen aanvaarden zolang de wetgeving dit toelaat. Op termijn is dat hoogstwaarschijnlijk een tijdelijk scenario.

Hoe ga je tewerk?

Stuur je papieren factuur naar Postbus 10040 - 2800 Mechelen